'Bewustwording van processen'

De vragen waarom doen we wat we doen en wat gebeurt er als we het niet doen, speelden bij Syndion steeds vaker intern op. Allerlei schoonmaaklijstjes op de keukenkastjes, een pluisjesafvinklijst op de droger, verschillende medicatielijstjes voor het bestellen en uitdelen en ga zo maar door. 'Haha, ja, wij vinken heel wat af op een dag', lacht Gea Oosterom.

Maar dan bloedserieus: 'Maar dat is niet waarom ik, en mijn collega’s, dit werk zijn gaan doen. We willen werken met mensen en niet continu bezig zijn met de administratie van verrichte handelingen en het controleren daarvan. Natuurlijk begrijpen wij ook dat een goede overdracht belangrijk is in het kader van de veiligheid en het welzijn van cliënten. Maar is het nodig om alles tot in detail te registreren? Of volstaat het melden van uitzonderingen? Als we daarvoor kiezen, blijft er structureel meer tijd over voor de cliënt.'

Er wordt in de zorg nog teveel van uitgegaan dat als checklisten zijn afgestreept het werk goed is gedaan. Een achterhaalde gedachte, vindt Fiona Moerland. Het gaat om het nemen van verantwoordelijkheid en vertrouwen hebben in elkaar. 'Medewerkers voelen zich door al die afvinklijstjes gecontroleerd in hun doen en laten. En leidinggevenden hebben ook wel iets beters te doen dan al die vinkjes te checken. Het gaat erom dat we als team vertrouwen hebben in elkaar dat iedereen zijn of haar taak bekwaam, in vrijheid maar binnen gestelde kaders uitvoert. Dat je uitgaat van elkaars professionaliteit. Neemt niet weg dat sommige checklisten juist erg handig zijn. Die gebruiken we als minimale overdracht zodat je in een oogopslag kunt zien wat er in jouw dienst nog moet gebeuren.'

Om minder tijd kwijt te zijn aan administratieve handelingen en meer tijd voor cliënten te hebben, gaat het roer binnen Syndion om. Weliswaar stukje bij beetje, maar de eerste stappen zijn gezet. De schrapsessie van Vilans die de dames afgelopen mei bijwoonden, bracht veel herkenning. Maar het was ook een eye-opener. 'We stonden er versteld van dat deze relatief eenvoudige methode in korte tijd zoveel input oplevert', vertelt Ilse Corten. 

'Daarom besloten we intern met verschillende teams mini-schrapsessies te houden. Het was ongelofelijk hoeveel direct toepasbaar resultaat we in een uur boekten! Zo namen we onze checklists onder de loep en lieten we iedereen opschrijven welke afvinklijstjes hij of zij dagelijks gebruikt, maar ook welke men zou moeten invullen maar het niet of niet volledig doet. Dat leverde meteen ontzettend veel input op. Ook zochten we uit welke checklists echt wettelijk verplicht zijn of door zorgverzekeraars en dergelijke noodzakelijk worden geacht. Dat bleken er een stuk minder dan verwacht. Vervolgens spraken we af welke afvinklijsten we wel zouden blijven gebruiken en welke we meteen konden afschaffen. Haha, de schoonmaaklijstjes sneuvelden ogenblikkelijk.'

Gea vult aan: 'Het was prettig met elkaar van gedachten te wisselen over administratieve lasten waar we tegenaan lopen in onze dagelijkse processen. Bij het Cliëntenservicebureau bleek het vooral te gaan om ICT-dingen, zoals het elektronisch cliëntendossier en het ondersteuningsplan. Ook gingen we in gesprek over waarom je een checklist wel of niet zou moeten invullen. Wat is de meerwaarde? Waarom vind je dat een checklist nodig is? Kloppen processen – bijvoorbeeld van het bestellen van medicatie – nog steeds?'

Alle teams die een interne schrapsessie hebben gedaan, gaan aan de slag met hun eigen actieplan, licht Ilse toe. Daarnaast willen we alle input met elkaar delen, zodat collega’s elkaar stimuleren en motiveren. En als afdeling Kwaliteit kijken wij hoe wij kunnen ondersteunen bij het schrappen van administratieve lasten.'

Ilse geeft aan dat de uitdaging vooral zit in het op organisatieniveau aan de slag gaan met registraties die niet geschrapt kunnen worden maar waar de medewerkers / teams wel ‘last’ van hebben. Door telkens de volgende vragen te stellen bij een registratie hoopt Syndion de administratieve last te ondervangen: Wat is het probleem? Waarom is het een probleem? Hoe zouden wij het willen veranderen / verbeteren? En wat is hiervoor nodig?

'Soms zal het schrappen van een registratie eenvoudig zijn en soms ingewikkeld blijken. Ook omdat de registratie onderdeel uitmaakt van een complex proces waar ook partijen buiten Syndion bij betrokken zijn, zoals gemeenten en zorgkantoren. Dan kan het zijn dat het niet gaat lukken om een registratie te schrappen of te verbeteren. Maar dan hebben we wel inzicht gekregen op de vraag waarom een registratie nodig is. Dan valt het registreren ook beter te accepteren.'

De dames concluderen dat het vooral belangrijk is dat de basis van de verschillende processen goed op orde is. Fiona: 'Deels ontstaat de werkdruk door de administratieve lasten en de regeldruk, anderzijds door processen die (nog) niet in de basis goed zijn georganiseerd. Als zorgprofessional lever je zowel directe als indirecte zorg en die twee zouden in balans moeten zijn. Anders ontstaat er druk. Het kan bijvoorbeeld spanning geven als het rooster niet rond is of als je minder op locatie bent door extra toebedeelde taken, bijvoorbeeld door brandmeldinstallatie (bmi) of medicatieveiligheid. In de nabije toekomst zullen we ons ervoor moet inzetten dat die twee nog meer in evenwicht komen.'