Syndion. Doen we samen.

De visie op zorg is leidend en niet de applicatie

Dit  artikel laat zien hoe zorgaanbieder Syndion de cliënt in de praktijk centraal zet.  

Vanuit dit gedachtegoed richtte Syndion het elektronisch cliëntdossier en het cliëntportaal in. Een klus waar projectleiders samen met leverancier De Heer Software een jaar aan gesleuteld hebben. Administratieve processen en verplichtingen zijn onontkoombaar, maar hoe richten we een applicatie dusdanig in, dat deze processen de begeleidingsmethodiek en de werkvloer ondersteunen? Dat was de hamvraag bij het inrichten en uitrollen van de applicaties.

Syndion Doen we samen

“We begonnen met het overkoepelende project ‘Syndion Doen we samen’,” vertelt Syndions directeur zorg- en dienstverlening Brigitte Jacobs. “Het hart van dit project is wat wij de belangrijkste eenheid noemen: cliënt-begeleider-verwanten. Vanuit deze driehoek werken we aan de ontwikkeling van onze cliënten. Onder de paraplu van ‘Syndion Doen we samen’ zijn deelprojecten gestart die steeds herleiden naar deze visie. Het inbedden van de begeleidingsmethodiek Cyclisch werken in het primaire proces met de uitrol van ondersteunende applicaties zoals het ECD en het cliëntportaal, is een van deze deelprojecten.”

“Voordat  ik bij Syndion binnenstapte, had de organisatie bepaald dat de visie leidend is”,
vervolgt interim projectleider en innovator Maurice van Elburg van Infomedic. “Dat klinkt zo vanzelfsprekend, maar in de praktijk laten veel organisaties zich beïnvloeden door mogelijkheden die softwareleveranciers schetsen. De meeste leveranciers van een ECD zijn begonnen met administratieve zaken. Dat lijkt dan meer op een soort boekhoudpakket met vragenlijsten, planningen, evaluaties. Alles zit er in, maar het matcht niet met de behoefte van de werkvloer.
Bij Syndion beten projectleiders en directie zich vast in hun visie; het centraal zetten van de cliënt. De begeleidingsmethode Cyclisch werken ondersteunt hen daarbij. Bij het programma PlanCare, van De Heer Software, zagen we kansen. Met elkaar is het gelukt het ECD zó in te richten dat het aansluit bij de praktijk. De applicatie is geëvolueerd tot een programma dat nu echt past bij Syndion.”   

Cyclisch werken met de cliënt

Projectleider Daniel de Beer bij Syndion, is vanaf 2014 betrokken bij de invoering van het Cyclisch werken. Syndion presenteert in een kort filmpje de kern van het Cyclisch werken.

De Beer: “Deze begeleidingsmethode zorgt voor een continue kwaliteitscontrole op de dienstverlening. Overal in de organisatie werken we zo op eenzelfde manier aan de ontwikkeling van onze cliënten. Het invoeren van deze methodiek zwengelt een cultuuromslag aan. Omdat wij bij Syndion heel veel kleinschalige locaties hebben, waar medewerkers vaak alleen of in kleine teams werken, trainen we in eerste instantie de medewerker. We scholen hen in het systematisch stellen, toetsen en bijstellen van haalbare doelen, sámen met de cliënt en zijn of haar verwanten.”

Van Elburg vult aan: “Cyclisch of methodisch werken an sich is natuurlijk niets nieuws. Zorgmedewerkers zijn professionals en kennen deze begeleidingsmethode. In theorie werkt iedereen ook zo, maar het is de waan van de dag die het vaak lastig maakt gedisciplineerd aan doelen te werken, te evalueren, plannen bij te stellen en dat iedere keer opnieuw. Als je je huishouden niet bijhoudt, wordt het ook een chaos. Je moet scherp blijven op de doelen en ontwikkeling van de cliënten. En daar kunnen ondersteunende applicaties een verschil maken bij het ondersteunen van de begeleidingsmethodiek.”

De applicatie: het ECD PlanCare

Met de software van De Heer Software, had Syndion een administratief pakket in huis. Syndion was een van de eerste klanten van De Heer Software die de methodiek Cyclisch werken voorop zette bij de inrichting van het ECD PlanCare. Van Elburg werd ingehuurd om dit proces te begeleiden. Hij licht toe hoe dat aangevlogen werd.
“Het ECD moet natuurlijk veel meer zijn dan een boekhoudprogramma, het moet de begeleiders op de werkvloer ondersteunen. De kern van het ECD is het ondersteuningsplan, de beeldvorming. Dat plan was er wel, maar het cyclische en terugkerende van de methodiek en de visie, dat werkte niet in de applicatie zoals wij het voor ogen hadden. Steeds moest informatie opnieuw ingevoerd worden in de verschillende onderdelen van het plan. Voor een leverancier lijkt dat een detail, maar voor de zorgverlener is dat álles. Samen met De Heer Software zijn we een jaar lang aan het inrichten geweest om het ECD passend te maken volgens onze visie. De consultants hebben echt goed geluisterd. Na een intensieve samenwerking  plukt ook de hele gehandicaptenzorgsector hier de vruchten van.”

Marnix Jongebreur van De Heer Software heeft als service & support manager veel samengewerkt met Van Elburg en De Beer. Hij vertelt dat Syndion een van de eerste zorgaanbieders is die volledig de mogelijkheden van onze applicatie omarmd heeft.
“De dynamiek waarmee men zich vastbeet in de visie op de zorg en de werkprocessen, is niet vanzelfsprekend in de zorgsector. Het onderscheid dat ik ervaren heb in de samenwerking, zit hem in de kritische blik, ook op hun eigen werkprocessen. De praktijk en de applicatie zijn samen onder de loep genomen, er waren weinig heilige huisjes. We hebben als het ware elkaar wederzijds aangescherpt met een gezamenlijk doel: dit is de werkwijze, de applicatie staat slechts ten dienste daarvan. Elke klant heeft met PlanCare een scala aan bouwstenen tot zijn beschikking maar bepaalt uiteindelijk zelf in welke mate de mogelijkheden worden toegepast. Syndion heeft volhardend de randen van de technische mogelijkheden opgezocht om het primaire proces echt te ondersteunen.”

Inspraak van cliënten

Het uitrollen van de methodiek en de ondersteunende applicaties is een terugkerend item op de agenda van de Centrale Cliëntenraad van Syndion. “Steeds formeren we klankbordgroepen waarin de belangrijkste eenheid, cliënten, begeleiders en verwanten vertegenwoordigd is”, stelt de projectleider De Beer. In de praktijk blijkt het voor veel cliënten vooraf moeilijk in te schatten wat een methode als het Cyclisch werken voor hen betekent. Nu we wat langer Cyclisch werken, merken we nieuwe ontwikkelingen op bij onze cliënten.”

Stefan is cliënt bij Syndion. Het cyclische werken met ieder kwartaal het bespreken van behapbare doelen, is voor hem recentelijk al heel concreet geworden. “Ik wilde dolgraag op een verre reis, naar Curacao. De warmte is fijn voor mijn spastische lichaam en ik zie zo graag iets van de wereld. Een lange vlucht, de juiste voorzieningen daar, en ook twee vrijwilligers die me persoonlijk begeleiden; ik dacht nooit dat dit haalbaar zou zijn. Ik durfde het oorspronkelijk niet eens als doel te stellen. Mijn Persoonlijk Begeleider moedigde me aan, en we bedachten kleine stapjes. De voorzieningen en vlucht vonden we; ik moest alleen nog twee vrijwilligers zoeken. Ik heb een advertentie op Facebook gezet en de reacties stroomden binnen! Afgelopen oktober heb ik de reis van mijn leven gehad.”
Stefan krijgt binnenkort toegang tot het cliëntportaal. Hij verwacht dat het behalen van de gestelde doelen samen met de transparantie van het nieuwe portaal hem zelfverzekerder maken in het bepalen van zijn eigen routes.

Nieuw in 2018: de lancering van het cliëntportaal

Na de inrichting van het ECD gaat binnen Syndion vanaf 2018 het online cliëntportaal ook van start. Dit portaal zorgt ervoor dat cliënten en vertegenwoordigers zonder tussenkomst van een medewerker hun zorgdossier kunnen raadplegen.

“Voor cliënten en hun vertegenwoordigers is dit een belangrijke stap. Het cliëntportaal maakt de zorg en het cyclische werken ook voor hen nu concreet, zichtbaar. Deze transparantie vergroot hun regie. Zowel vooraf, bij de keuze van de leverancier, als tijdens de pilots zijn cliënten met hun netwerk betrokken geweest. Hun bevindingen hebben we verwerkt. Voor ons was het bijvoorbeeld logisch om goed zichtbaar in een dossier reanimatie-informatie te plaatsen. Voor cliënten en vertegenwoordigers bleek dat te confronterend. We hebben daar een andere plek voor gevonden”, aldus De Beer.

Syndions bestuurder Harry Vogelaar sluit af: “Het voorop zetten van een begeleidingsmethode is uniek in de gehandicaptenzorg. We zijn volhardend in het vasthouden aan onze visie, en misschien een beetje eigenwijs. Maar zo tonen we lef om onze cliënten écht centraal te zetten.”

______________________________________________________________________________________________

Syndion implementeert in april Cyclisch werken, het ECD en het cliëntportaal in de ambulante dienstverlening. In de loop van het jaar worden deze applicaties ondersteund met een medewerkersportaal.

Meer artikelen over deelprojecten van ‘Syndion Doen we samen’ verschijnen in de komende maanden op www.syndion.nl.

Dit artikel is geschreven door Jaccolien Stein-Wallaard, j.wallaard@syndion.nl.

We gebruiken cookies die nodig zijn voor een goede werking van onze website. Naast deze elementaire cookies zetten we analytische cookies in voor het verzamelen van statistieken zodat we onze website kunnen verbeteren. Klik hier voor meer informatie.